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張家界旅游攻略

張家界會(huì)議接待五一商務(wù)會(huì)議

更新時(shí)間:2018-03-19 11:12:32 來(lái)源:yxfuhua.cn 編輯:本站編輯 已被瀏覽 查看評(píng)論
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質(zhì)服務(wù)。

 

 


一個(gè)成功的會(huì)議管理人一定要確定在現(xiàn)場(chǎng)的有效溝通,相反地一個(gè)不成功的會(huì)議,花費(fèi)了數(shù)月或數(shù)年計(jì)劃

,卻因?yàn)楝F(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)不好而使會(huì)議失色,所謂現(xiàn)場(chǎng)溝通是團(tuán)隊(duì)合作的表現(xiàn)。

  (一)會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì):

  在前往會(huì)議場(chǎng)地前要先和會(huì)場(chǎng)及主要承包商人員排定會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì),協(xié)調(diào)會(huì)的目的是對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)安排整

個(gè)細(xì)節(jié)做詳細(xì)討論,讓大家都清楚在現(xiàn)場(chǎng)所負(fù)的責(zé)任與彼此的協(xié)調(diào)。

  一般會(huì)議籌辦人與會(huì)場(chǎng)主要工作人員協(xié)調(diào)會(huì),如場(chǎng)地工程、服務(wù)、餐飲和保安人員溝通,如果
會(huì)議有應(yīng)用視聽設(shè)備,邀請(qǐng)視聽工程人員一起參加,將所有主要承包商都邀請(qǐng)來(lái)。
  協(xié)調(diào)會(huì)是提供大家再一次檢查工作內(nèi)容以及提供問題討論,有些可能在文字中寫得不夠清
楚,彼此指派一個(gè)人負(fù)責(zé)溝通,省得七嘴八舌,有關(guān)場(chǎng)地部分都向場(chǎng)地承辦人溝通,因?yàn)閳?chǎng)地
承辦人不一定一直在會(huì)場(chǎng),問他(她)分機(jī)號(hào)碼或呼叫器,并問清楚如果周末或清早或晚上和誰(shuí)
聯(lián)絡(luò)。安排在會(huì)前與會(huì)場(chǎng)及主要承包商舉行協(xié)調(diào)會(huì)是非常重要也是必要的。包括會(huì)議中心、飯
店、交通/旅游公司等,這是在會(huì)前最后一次解決問題的機(jī)會(huì)。

  (二)電話、無(wú)線對(duì)講機(jī)和呼叫器

  電話:小型會(huì)議可能不需要內(nèi)部聯(lián)系系統(tǒng),只要利用內(nèi)線電話即可,但是大型會(huì)議只靠會(huì)
場(chǎng)或飯店電話系統(tǒng)可能會(huì)延誤事情,因此要安裝幾條專線電話,有些飯店和會(huì)議中心專線電話
線和設(shè)備有限,因此會(huì)收取適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用。以大部分的情況來(lái)說(shuō),安排專線電話是經(jīng)由當(dāng)?shù)仉娫?br /> 系統(tǒng),至少要在4個(gè)星期前申請(qǐng)。大型會(huì)議最好自己申請(qǐng)專線電話線和內(nèi)線系統(tǒng),電話號(hào)碼往
往很難在大會(huì)手冊(cè)印制前獲得,但有時(shí)也可向雷話公司說(shuō)明,他們可以先提供號(hào)碼,但是不保
證到時(shí)候安置的號(hào)碼一定相同,如果會(huì)議在會(huì)議中心舉行,他們有自己內(nèi)部電話系統(tǒng),事先要
有電話號(hào)碼就不會(huì)那么復(fù)雜。

  在申請(qǐng)電話時(shí),提供一份場(chǎng)地平面圖,這樣對(duì)安置的人來(lái)講比較方便,還有一種"熱線電
話",這種不需要撥號(hào),只能兩邊溝通,有些主辦單位申請(qǐng)這種電話是為了兩邊快速溝通。

  無(wú)線對(duì)講機(jī):為了在會(huì)場(chǎng)快速與主要工作人員溝通,很多會(huì)議籌辦人利用對(duì)講機(jī)聯(lián)系。對(duì)
講機(jī)在同一頻道可多人通話,它的優(yōu)點(diǎn)是可以立即回答或處理緊急事件,這種通訊范圍在戶外
大約一二條街之內(nèi)。有些對(duì)講機(jī)可立即換電池,大部分都是晚上充電,這種通訊系統(tǒng)有執(zhí)照,
因此租金較高,有些會(huì)議籌辦人發(fā)覺它攜帶不方便,有時(shí)在某種情況下收訊不好,鋼筋水泥建
筑中收訊會(huì)被阻擋。無(wú)論如何很多會(huì)議籌辦人還是認(rèn)為他們有需要,并提供下列指引。

  1.與承租商談妥一旦發(fā)生故障,即使在周末假日也要立即修理和更換。
  2.多租用幾臺(tái)手機(jī)和充電器,以防萬(wàn)一故障還有備用。
  3.事先了解會(huì)場(chǎng)哪些地方是通訊死角,這些地方采用其他通訊方式。
  4.每天晚上不要忘了充電。
  5.分派對(duì)講機(jī)由哪些主要負(fù)責(zé)會(huì)議的人使用。
  6.僅用于緊急事件溝通,而不是用來(lái)聊天。;

  最后兩項(xiàng)很重要,目的為了維持系統(tǒng)通暢,當(dāng)一項(xiàng)訊息在溝通時(shí)所有使用者都能知道什么
事情。而更新的技術(shù)是可以預(yù)期的,它將更有效,更有靈活性,更輕巧,例如大哥大已經(jīng)成為
最常用的通訊工具。

  呼叫器:呼叫器系統(tǒng)可在當(dāng)?shù)赝ㄓ嵐净蚰承?huì)場(chǎng)租用,每一個(gè)呼叫器有一個(gè)號(hào)碼,當(dāng)打
這個(gè)號(hào)碼時(shí),呼叫器會(huì)響,接到訊息者再打回去,呼叫器的種類很多。呼叫輕巧,租金價(jià)格也
比對(duì)講機(jī)便宜,可以在較遠(yuǎn)距離收到訊息。

  (三)服務(wù)柜臺(tái)與留言中心

  每一個(gè)主辦單位都了解在大會(huì)期間提供一個(gè)服務(wù)柜臺(tái)與留言中心是必要的,服務(wù)柜臺(tái)與留言中心可以

非常簡(jiǎn)單也可以很復(fù)雜,在這個(gè)中心提供基本資料和留言,有一人或兩人以上在那里負(fù)責(zé),可以是主辦單

位工作人員也可以雇用當(dāng)?shù)嘏R時(shí)工作人員提供大會(huì)資料以及當(dāng)?shù)刭Y料,最簡(jiǎn)單的留言中心是一片3米x 3米

公告欄,按字母分團(tuán)體,與會(huì)者留言或接到外來(lái)電話,每個(gè)留言要注明給哪位與會(huì)者,留言中心要有架子

或圓筒,這些東西會(huì)議中心可提供。這個(gè)中心也可以提供航空、租車和旅游服務(wù),較為復(fù)雜的是將留言經(jīng)

由幻燈打在會(huì)場(chǎng)或電腦上(在國(guó)內(nèi)的會(huì)議中心并沒有留言架子或圓筒可提供)。

  基本設(shè)備:

  1.將服務(wù)柜臺(tái)安置在所有活動(dòng)的中央?yún)^(qū)。
  2.確定服務(wù)柜臺(tái)有足夠空間放置留言板等。
  3.確定服務(wù)柜臺(tái)可接電話線。
  4.其他必需用品。
  5.事先印制一些留言條。
  6.準(zhǔn)備足夠的筆,因?yàn)閳?bào)名者會(huì)順手將筆帶走。
  7.電話簿。
  8.信封,有些人希望接到留言是用信封封好的。
  9.當(dāng)?shù)刭Y料。
  10.當(dāng)?shù)?a class="insidelink" href="http://yxfuhua.cn/zjjlysx/lwl/" target="_blank" title="土家特色餐飲店">餐廳指南。
  11.地圖。
  12.觀光和購(gòu)物指南。

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