|
要測試會議籌辦人經驗最好的方式是他(她)對于處理危機和緊急事件的能力。會議籌辦人不可避免在這種狀況下扮演領導角色，而且需證明有足夠能力處理，雖然其他人也有責任處理在會中所發生的各種緊急事件，但是會議籌辦人最終還是要去確定所有發生的因素。事前能列出緊急事件可能發生的項目，再以不同發生情況按照步驟處理。
一、緊急醫療：對于緊急醫療計劃，要看與會者平均年齡、活動范圍和過去會議經驗，不管如何，緊急事件可能在任何時間發生，但是有些參加會議的人比其他人更容易受傷與生病，比較可能性的病癥是心臟疾病、中風和其他有危害生命的病癥，有些與會者因為改變飲食、喝酒、睡眠不足、疲勞、面臨不熟悉環境、孤獨、遠離親人所致，因此要使那些人得到照顧。
(一)緊急醫療系統：會議籌辦人經常憑借其經驗通過當地會議／觀光局或當地主辦單位的分會協助成立一個緊急醫療系統，與當地醫院聯絡，一旦有緊急病人立即安排救護車送醫院急救。并在會議現場安排醫療人員，在會場再和醫師聯絡，確定他(她)愿意短時間內來看診，在大會手冊以及其他資料中印上緊急事件聯絡電話號碼。
(二)會場醫務室：如果你是在會議中心舉行會議，在合約或保險的同意書中可能要求會議中心雇請一位護士或醫務人員在會場，有些會議中心有醫務室，可以安排醫務人員，先了解醫務室的位置、醫療器材。會議籌辦人可以評定現場這些設備與人員是否符合緊急醫療計劃，如果不足，則要特別安排一位醫務人員值勤，醫務室中至少要有輕巧的氧氣筒、繃帶、壓舌板、殺菌劑和阿司匹林，大部分會議籌辦人會試著放一些醫療用品，但是一定要留意其有效期限，如果超過這些基本用品外就需要醫院提供。
(三)飯店緊急救護系統：大部分的飯店有自己的醫療人員，但是不能確定這位醫務人員是否可以處理緊急服務。大部分醫務人員并不住在那里，所以可能無法即時處理緊急醫療，但是各個飯店應該有緊急救護系統，這就是會議籌辦人在選擇會場時就應該考慮的，先了解會場緊急救護的情形，有些由總機來處理，有些是警衛室，也有些是會議服務人員，要先了解每個會場情形到時候才不會找錯對象。
如果同時使用幾個飯店，需先了解每一個飯店緊急服務的情況，確定要找哪一個人，留下他(她)們的電話號碼，萬一發生緊急事故時一定要先通知負責處理的人，很多會場及組織派人接受心肺復生術訓練，懂得這種技術可救很多人生命，因此每一個組織都應該提供員工學習這種技術，有兩項緊急事件可能會發生是：企圖自殺、急性酒精中毒，輕者比較沒有生命危險但仍需緊急處理。因此任何緊急狀況獲得人院許可是必需的，寧可多做準備不要準備不足。
二、衛生問題：衛生問題是籌辦國際會議另一項重大挑戰，包括飲食衛生與環境衛生兩方面。國際會議通常是在已開發國家和開發中國家舉行，而且爭取到國際會議的國家，都會選擇環境良好的地方作為會議與活動的場地，因此環境衛生大致不會有問題。而餐飲衛生是主辦單位戰大的挑戰，特別是上千甚至上萬人參加的大型國際會議，更是要慎選餐飲合作對象，萬一其中有人因食物不潔而造成腹瀉甚至食物中毒，那將造成無法彌補的損失，對主辦國家、城市的形象也會大打折扣。近來英國發生門蹄疫事件，相信對他們爭取國際會議方面會有嚴重的影響。
三、火災：每一個與會者都要知道在活動中遇到火災的逃生技能，濃煙和驚慌往往比火災本身造成的死亡還高。飯店有責任千告知客人逃生步驟例如緊急逃生口，但是會議籌辦人扮演著更重要的角色，保護與會者并提供這方面足夠的資料。很多主辦單位印制了防火手冊，放在資料袋中一起給與會者參考。小小一個動作可可能救很多條生命。
在做場地檢查時特別是高層樓飯店，要熟悉其安全設施，以下是安全設施注意項目檢查表：
1．是否有自動滅火系統(灑水式);
2．灑水口在哪里，走廊、睡房、公共區域、廚房?
3．如果建筑物沒有自動滅火系統，是否全部有防煙偵測器?
4．建筑物的每一層樓是否有兩個可移動的滅火器?
5.是否火災出口處直接可到建筑物外面?
6．防火警示燈是否看得到和照明良好?
7．從每個走廊可看見指引到火災出口的燈?
8．在電梯口是否有指引，萬一發生火災請使用樓梯的標志?
9. 查一查滅火器上的條子，是否每月檢查?
10．在每一層樓適當位置是否有防火手冊?
這份注意項目檢查表未必真正有用，但至少讓會議籌辦人認識到-些基本的重要項目，花費時間去準備那些未必會發生的事似乎很討厭，但是要記得拯救一條生命或避免一場災難是值得的。
四、簽證問題：簽證問題也是緊急事件處理中的一項，通常在會議通知(anrlounce-ment)中都會說明簽證的細節，但是仍然有些國外與會者忽略這方面的問題。特別對于重要的貴賓，更要再三叮嚀簽證的問題。曾經有一次國際會議在臺灣舉行、其中有一位重量級的貴賓因為簽證問題而延誤抵臺，他可能因為工作太忙碌加上他的秘書也沒有留意。使他到了機場卻因為沒有簽證而無法上機，他只好在機場打長途電話通知我們，由于他是一位國際會名人士、外交部立即通知駐外辦事處給予簽證，使尋位貴賓趕搭第二天班機抵達，雖然最后他順利來臺，但因為他的延誤，使大會節目必須略為變動，所有工作人員也因而忙得人仰馬翻。
五、盜竊：國外與會者在會議當地議當地遇到盜竊事件都會留下不良印象，因此在重要國際會議期間，要求地方政府加強警力，避免發生盜竊事件，同時主辦單位也應該以書面資料告知與會者盡量減少到人多復雜的地方去，國外與會者對夜市很感興趣，如果要去，盡量不要帶貴重物品如現金、珠寶、護照等，同時最好有當地人陪同比較安全。
|
經營許可證：L-HUN-GJ08019 
